株式会社トピア

個人情報保護ポリシー

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個人情報保護方針(プライバシーポリシー)

株式会社トピア(以下当社といいます)は、個人情報保護に関する日本の「個人情報保護に関する法律」、 EU一般データ保護規則(GDPR)など個人情報の保護に関する法令及びガイドライン等を遵守するため、 以下のように個人情報保護方針を定め、個人情報の重要性を社内に徹底するとともに個人情報の保護を推進してまいります。
また、当社及び当社グループ会社の重要な経営課題として以下の方針に基づき、適切な技術的及び組織的措置を講じ、個人情報の管理を徹底してまいります。

1 個人情報について

当社の保護・管理の対象となる個人情報とは、識別された又は識別され得る自然人(個人)に関するあらゆる情報で、当該情報を構成する氏名、住所、電話番号、メールアドレス、その他の記述等により当該個人を識別できるものをいいます。

2 個人情報の取得について

当社は、利用目的を示したうえで、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。

3 個人情報の利用目的

1)当社は個人情報を、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務遂行上必要な場合に限り利用いたします。
2)当社より
       ・営業活動を行う為に、宣伝・連絡・情報提供等の活動を行う事。
       ・物品(製品・材料・部材・機器等)、書類(カタログ・伝票・人事関係書類等)の発送を行う事。
       ・来訪者の安全の為に、来訪者管理を行う事。
       ・商取引の為、支払業務を行う事。
       ・採用活動の応募者に連絡をとる事、その他採用業務全般に使用する事。
       ・インターンシップ受け入れに関する手続きを実施する事。
       ・海外子会社工場を含む工場見学および渡航手続きに関する事務を実施する事。

4 個人情報の第三者への開示・提供の禁止について

当社は以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供いたしません。
① お客様の同意がある場合。
② 当社がお客様から受注した業務・サービスを遂行するため、当社が第三者に開示する場合。この場合、第三者の調査・監督・管理は厳重に行います。
③ 法令に基づき開示することが必要である場合。
④ 国の機関、もしくは地方公共団体など権限を有する機関から情報開示の請求があった場合。
⑤ 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合で、お客様の同意を得ることが困難な場合。
⑥ 上記利用目的を達成するため必要な範囲内において、個人情報の取り扱いを全部又は一部を委託する場合。
⑦ 合併その他の事由によって、事業の承継上個人情報の提供が必要な場合。

5 第三者に対する提供

当社は上記の利用目的達成のため、お客様の個人情報を、当社子会社や業務委託先などの第三者に提供します。この提供先は日本をはじめEU域外の国も含まれます。この個人情報の提供に関しては、プライバシーポリシーへのお客様の同意をもって、お客様の個人情報がEU域外の国にある第三者に提供されることが同意されたものと解します。
また、EU域外にある第三者にお客様の個人情報を提供する場合には、GDPRに規定される標準契約条項(SCC)の締結等によりお客様の個人情報が保護される措置をとってまいります。

6 個人情報の安全管理

当社は個人情報への不正アクセス、紛失、破損、改ざん、漏洩などを防止するため、セキュリティシステムの維持・管理体制の整備・社員教育の徹底等の必要な措置を講じ、個人情報の厳重な管理を行います。
また個人情報の訂正又は消去等の請求があった場合には、適切に対応し管理してまいります。

お問い合わせ・苦情・相談先
個人情報保護管理者
株式会社トピア 総務部 部長・次長
E-mail:topia@u-topia.co.jp

7 本個人情報保護方針の変更

当社は、本個人情報保護方針(プライバシーポリシー)の内容を適宜見直し改善してまいります。

Personal Information Protection (Privacy Policy)

Topia Co., Ltd. (hereinafter referred to as "the Company") has established the following privacy policy in order to comply with Japan's "Act on the Protection of Personal Information" concerning personal information protection, laws and guidelines related to the protection of personal information, such as the EU General Data Protection Regulation (GDPR), etc. We will strongly convey the importance of personal information within the company and enforce the protection of personal information.
In addition, with privacy being an essential management issue for the Company and its group companies, we will take appropriate technical and organizational measures based on the following policies to carefully manage personal information.

1 About Personal Information

Personal information subject to the protection and management of the Company includes any information about a person (individual) which can be used for identifying purposes, such as the individual’s name, address, telephone number, e-mail address, or other any other identifying information.

2 Acquisition of Personal Information

The Company will indicate the purpose of use before acquiring personal information by lawful and fair.

3 Purpose of Use of Personal Information

1)The Company will use personal information only when it is necessary for business execution within the scope of the stated purpose of use at the time of acquisition.
2)Per the Company:
       ・To conduct sales activities, such as advertising, communication, and information provision.
       ・To ship goods (products, materials, materials, equipment, etc.) and documents (catalogs, slips, personnel documents, etc.).
       ・For the safety and management of visitors.
       ・To conduct payment business for commercial transactions.
       ・To contact applicants for recruitment and for other recruitment work in general.
       ・To implement procedures for accepting internships.
       ・To conduct factory tours and follow travel procedures, including factories at overseas subsidiaries.

4 Prohibition of Disclosure or Provision of Personal Information to Third Parties

The Company will not provide personal information to third parties except in the following cases:
① When there is the consent of the customer.
② When the Company must conduct business or services with a customer. In this case, investigation, supervision, and management of third parties will be stringently conducted.
③ When it is necessary to disclose information in accordance with laws and regulations.
④ When there is a request for information disclosure from a national institution or an organization with authority, such as a local public entity.
⑤ When it is necessary for the protection of human life, body or property, and it is difficult to obtain the consent of the customer.
⑥ When entrusting the handling of personal information in whole or in part to a third party only the necessary information needed in order to achieve the above purpose of use will be disclosed.
⑦ When it is necessary to provide personal information for the succession of business due to merger or other related reasons.

5 Provision for Third Parties

In order to achieve the above purpose of use, the Company will provide customers' personal information to third parties, such as our subsidiaries and subcontractors. This includes Japan and other countries outside the EU. With respect to the provision of personal information, consenting to the privacy policy includes consent that your personal information may be provided to third parties in countries outside the EU.
In addition, when providing your personal information to a third party outside the EU, we will take measures to protect this information by adhering to the Standard Contractual Clause (SCC) stipulated in the GDPR.

6 Safe Management of Personal Information

In order to prevent unauthorized access, loss, damage, falsification, leakage, etc. of personal information, the Company will take necessary precautionary measures, such as maintaining a security system, establishing a management system, and conducting employee education.
In addition, we will respond appropriately on the occasion that there is a request for correction or deletion of personal information.

Inquiries・Complaints・Consultation
Personal Information Protection Manager
Topia Co., Ltd. General Manager ・Deputy General Manager, General Affairs Department
E-mail:topia@u-topia.co.jp

7 Changes the Privacy Policy

The Company will review and improve the contents of this Privacy Policy (Privacy Policy) as appropriate.

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